Hvordan laves evalueringer?

En evalueringsproces har som regel tre overordnede faser: Forberedelsen, Gennemførslen, og Afrapporteringen.

Forberedelsesfasen begynder ved planlægningen af det toårige evalueringsprogram. Evalueringsprogrammet udarbejdes af Evalueringskontoret i samråd med bl.a. Danidas styrelse og ledelse, repræsentanter fra relevante afdelinger i Danida, ambassader samt den bredere ressourcebase. Beslutninger om hvilke evalueringer, der skal foretages, træffes på baggrund af en vurdering af bl.a. datatilgængelighed og potentiale for at tilvejebringe viden, der kan bruges i fremtidige programmer. På dette tidspunkt vurderes det desuden, en evaluering skal gennemføres i samarbejde med andre donorer. Det endelige evalueringsprogram sendes til høring i Folketingets Udenrigsudvalg og godkendes endeligt af Udviklingsministeren. 

Når en evaluerings overordnede emne er defineret, udfærdiges som regel et forstudie, der har til formål at opsummere vigtig baggrundsinformation om evalueringsemnet, pege på eventuelle problemstillinger, der kræver særlige metodiske overvejelser, foreslå specifikke evalueringsspørgsmål m.v. På baggrund af forstudiet udfærdiger evalueringskontoret et kommissorium, der beskriver kravene til den kommende evaluering – herunder dens overordnede formål, metodiske krav, geografisk og tematisk dække, specifikke evalueringsspørgsmål, krav til sammensætningen af evalueringsholdet mv. Evalueringen sættes efterfølgende i offentligt udbud, i overensstemmelse med EU-reglerne på området. Ansvaret for udbudsprocessen påhviler Udenrigsministeriets kontraktkontor.

Gennemførelsesfasen begynder med udvælgelsen af et evalueringshold bestående af uafhængige eksterne konsulenter. Evalueringskontoret udstyrer herefter holdet med baggrundsinfomation, som regel i samarbejde med andre relevante enheder i Udenrigsministeriet. På baggrund heraf udarbejder evalueringsholdet en operationel plan for evalueringen, i samråd med berørte parter. Arbejdsplanen vil som regel involvere omfattende dokumentgennemgang, videreudvikling af tilgang, metode og evalueringsspørgsmål, interviews med nøglepersoner i Danida, feltarbejde med interviews og eventuelt spørgeskemaundersøgelser blandt interessenter i samarbejdslande, analyse af indsamlet data mv.

Evalueringskontoret fungerer som leder for evalueringen - alene eller sammen med andre donorers evalueringsfuktioner. For store evalueringer etableres der som regel en referencegruppe, med en sammensætning der afspejler evalueringens emne og formål. Medlemmer af referencegruppen kan omfatte repræsentanter fra relevante ambassader og afdelinger i Danida, nationale og internationale ressourcepersoner, samt repræsentanter fra partnerlandet.   Referencegruppen rådgiver evalueringsholdet gennem hele evalueringsprocessen.

Evalueringskontoret overvåger gennemførelsen af evalueringen i alle dens faser -herunder hvorvidt den er i overensstemmelse med kommissoriet, Danidas evalueringspolitik og –retningslinjer, OECD/DACS kvalitetsstandarder for evaluering, samt andre relevante politikker og retningslinjer (se "Referencedokumenter" i venstremenuen). Yderligere information om fordelingen af ansvar mellem Evalueringskontoret, evalueringsholdet og andre involverede parter, og hvorledes uafhængigheden af evalueringer sikres kan findes i ”Code of Conduct”, der er en integreret del af Danidas retningslinjer for evalueringer.

Afrapportering. På baggrund af analysen af indsamlede data udarbejder evalueringsholdet et udkast til en evalueringsrapport, og konklusioner og anbefalinger heri præsenteres ofte til berørte parter i en workshop. Evalueringskontoret gennemgår udkastet med henblik på at sikre den metodiske kvalitet af rapporten, og kommentarer angående faktuel information, konklusioner og anbefalinger fremsættes af relevante interessenter, medlemmer af referencegruppen og eksterne fagfællebedømmere. Evalueringsholdet tager hensyn til disse kommentarer under udfærdigelsen af det endelige udkast, men har ret og pligt til at foretage selvstændige bedømmelser, og har det endelige ansvar for evalueringens konklusioner og anbefalinger.

Yderligere information om evalueringsprocessen kan findes i Danidas evalueringspolitik og -retningslinjer.