Privatlivspolitik for Danskerlisten, kriseliste og Rejseklar

Privatlivspolitik for Danskerlisten, kriseliste og Rejseklar app
Efter databeskyttelsesforordningens(1) artikel 13-14 oplyses du nedenfor om behandlingen af dine oplysninger i forbindelse med registrering på Danskerlisten for et givent land eller en kriseliste i forbindelse med en krise og ved brug af Udenrigsministeriets Rejseklar app:

Formålene med behandlingen
Når du er tilmeldt Danskerlisten behandler Udenrigsministeriet dine personoplysninger, så du kan få besked fra Udenrigsministeriet på SMS, e-mail og Rejseklar app, hvis der opstår en alvorlig hændelse i det land, hvor du er tilmeldt. Udenrigsministeriet vil også kunne kontakte dig direkte i tilfælde af en krise.

I særlige situationer kan Udenrigsministeriet oprette en kriseliste forbundet til en specifik hændelse. Det sker, når Udenrigsministeriet har behov for at danne sig et overblik over danskere berørte af en specifik hændelse med henblik på at kunne yde konsulær bistand.

Udenrigsministeriets Rejseklar app tilbyder information fra Udenrigsministeriet til danske rejsende, herunder mulighed for at tilmelde sig Danskerlisten og få besked fra Udenrigsministeriet gennem Rejseklar app.

Udenrigsministeriet behandler oplysninger om brugen af Rejseklar app af hensyn til brugsstatistik, fejlretning og sikkerhed.

Automatisk tilmelding til Danskerlisten med Rejseklar app
Automatisk tilmelding til Danskerlisten skal aktivt tilvælges i Rejseklar app. Denne funktionalitet vil automatisk tilmelde dig Danskerlisten, hvis du befinder dig i et land, som Udenrigsministeriet har en Danskerliste for. Funktionaliteten kræver, at Rejseklar app er åben eller minimeret (dvs. i baggrunden) og har forbindelse til internettet. Du skal desuden have accepteret notifikationer. Hvis Rejseklar app er lukket, virker automatisk tilmelding ikke.

Hvilke kategorier af personoplysninger er blevet registreret? 
Når du er tilmeldt Danskerlisten, behandler Udenrigsministeriet følgende personoplysninger: navn, kontaktoplysninger, rejsedestination og rejseperiode. Ved tilmelding til Danskerlisten gennem Rejseklar app registreres desuden en token, så du kan modtage push-notifikationer fra Udenrigsministeriet.

Når Udenrigsministeriet opretter en kriseliste, kan der opstå behov for, at Udenrigsministeriet registrerer oplysninger såsom fx CPR-nr. og pasnummer.

Du kan i Rejseklar app gemme dine kontaktoplysninger. Udenrigsministeriet har ikke adgang til denne information. Udenrigsministeriet modtager kun dine kontaktoplysninger, når du tilmelder dig Danskerlisten.

Oplysninger om brugen af Rejseklar app indeholder installations-id, enhedsoplysninger, app-version, IP-adresse og fejlbeskeder.

Automatisk tilmelding til Danskerlisten med Rejseklar app: brug af baggrundslokation
En automatisk tilmelding til Danskerlisten registrerer de samme oplysninger som en manuel tilmelding til Danskerlisten. Rejseperioden opdateres automatisk løbende. Rejsedestinationen bestemmes ved at Rejseklar app lokalt på telefonen og ved brug af telefonens lokalitetstjenester registrerer, at telefonen er i et land, som Udenrigsministeriet har en Danskerliste for. Derfor kræver automatisk tilmelding, at Rejseklar app har adgang til telefonens lokalitetstjenester, både når appen er åben og når den er minimeret (dvs. i baggrunden). Rejseklar app tilgår ikke telefonens lokalitetstjenester, når appen er lukket ned. Udenrigsministeriet modtager kun den information, der afgives i forbindelse selve tilmeldingen til Danskerlisten og kan således ikke tilgå informationer om telefonens lokalitet.

Hvor stammer mine personoplysninger fra?
Hvis du ikke selv har tilmeldt dig Danskerlisten (herunder automatisk) eller en kriseliste, stammer personoplysningerne fra en anden end dig selv, f.eks. en af dine pårørende.

Er der andre modtagere af mine personoplysninger?
Hvis du er tilmeldt Danskerlisten eller registreret på en kriseliste, vil Udenrigsministeriet i visse tilfælde videregive dine personoplysninger til andre danske myndigheder på baggrund af en specifik anmodning herom fra en anden myndighed. Derudover kan Udenrigsministeriet videregive dine personoplysninger til relevante myndigheder i forbindelse med en krise med henblik på fx at verificere de oplysninger, du har angivet ved registrering på Danskerlisten eller en kriseliste.

Videregivelsen vil ske i overensstemmelse med de almindelige regler i lovgivningen for videregivelse af oplysninger mellem myndigheder. Hvis Udenrigsministeriet modtager en anmodning om aktindsigt i den sag, som dine personoplysninger indgår i, skal Udenrigsministeriet normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige.

For at yde den bedst mulige bistand til dig, f.eks. i forbindelse med hospitalsindlæggelse, fængsling i udlandet eller anvisning af plads på et særfly, vil Udenrigsministeriet, når saglige grunde tilsiger det, videregive personoplysninger til udenlandske myndigheder eller samarbejdspartnere i Danmark eller udlandet.

Hvis du tilmelder dig Danskerlisten via SMS igennem Rejseklar app eller hvis du modtager SMS fra Udenrigsministeriet behandles dit mobilnummer og oplysningerne i SMS’en af Udenrigsministeriets leverandør af SMS-tjenester.

Hvor længe opbevares mine oplysninger?
Når du er tilmeldt Danskerlisten, opbevarer Udenrigsministeriet som udgangspunkt dine personoplysninger indtil 7 dage efter udløb af din registrerede rejseperiode. Hvis du er fastboende kan du som udgangspunkt maksimalt tilmelde dig Danskerlisten for 12 måneder ad gangen, og Udenrigsministeriet opbevarer således dine oplysninger i denne tidsperiode. Du kan altid afmelde dig Danskerlisten enten i Rejseklar app eller ved at bruge afmeldingslinket i den bekræftelsesmail, du har modtaget i forbindelse med tilmelding.

Udenrigsministeriet kan dog opbevare dine personoplysninger længere, når det er nødvendigt for at varetage vores opgaver og forpligtelser som offentlig myndighed, fx hvis du har været registreret på en kriseliste i tilfælde af en krise. Når formålet med behandlingen ikke længere er til stede, vil dine personoplysninger blive slettet eller arkiveret efter reglerne i arkivlovgivningen, medmindre Udenrigsministeriet er forpligtet til at opbevare oplysninger i medfør af andre regler.

Oplysninger behandlet af Udenrigsministeriets leverandør af SMS-tjenester opbevares i op til 60 dage.

Automatisk tilmelding til Danskerlisten med Rejseklar app
Hvis du aktivt har tilvalgt automatisk tilmelding til Danskerlisten, vil du blive tilmeldt Danskerlisten, når Rejseklar app registrerer, at du befinder dig i et land, som Udenrigsministeriet har en Danskerliste for. Når Rejseklar app registrerer, at du ikke længere befinder dig i dette land, vil din tilmelding, og oplysningerne registreret i den forbindelse, blive slettet. Hvis du automatisk er tilmeldt Danskerlisten og derefter lukker Rejseklar app eller mister forbindelsen til internettet, kan din tilmelding til Danskerlisten ikke fornys løbende. Derfor vil den udløbe efter 7 dage fra det tidspunkt, din automatiske tilmelding sidst blev fornyet. Efter udløbet af tilmeldingen vil dine oplysninger blive opbevaret i yderligere 7 dage, inden de slettes. 

Særligt om evakuering i krisesituationer
I de helt særlige tilfælde, hvor Udenrigsministeriet iværksætter en evakuering fra udlandet, vil Udenrigsministeriet, for at kunne bistå med at evakuere dig, anmode om dine personoplysninger, herunder fortrolige personoplysninger. Det kan i situationen være nødvendigt, at du fremsender dine personoplysninger til den af Udenrigsministeriet oplyste funktionspostkasse ved brug af din almindelige private mailkonto. Du opfordres i sådanne tilfælde til at sikre dig, at din mailudbyder understøtter kryptering på transportlaget (TLS) i version 1.2 eller derover. Dine personoplysninger vil derved blive sendt krypteret til Udenrigsministeriet. Normalt vil mails sendt til Udenrigsministeriet fra din almindelige private mailkonto - eksempelvis Gmail, Hotmail, Outlook.com, ProtonMail eller Yahoo – være krypteret i fornødent omfang.

Retsgrundlag
Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, og lov om Udenrigstjenestens (med senere ændringer) § 1, stk. 3, hvorefter Udenrigsministeriet yder konsulær bistand til danske statsborgere, udlændinge med fast bopæl i Danmark, ikke-repræsenterede nordiske statsborgere og ikke-repræsenterede unionsborgere i tredjelande.

Hvis Udenrigsministeriet i forbindelse med en evakuering eller forberedelse af en evakuering, modtager følsomme personoplysninger om dig, som er nødvendige for at kunne forberede eller gennemføre evakueringen, behandles disse i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra c, f eller g om behandling af særlige kategorier af personoplysninger.

Dine rettigheder
I forbindelse med Udenrigsministeriets behandling af personoplysninger, har du ret til at:

• Bede om indsigt i oplysninger, der behandles om dig.
• Bede om at få urigtige oplysninger om dig selv berigtiget eller få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.
• I særlige tilfælde at bede om at få slettet oplysninger om dig.
• I visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• I visse tilfælde at gøre indsigelse mod ministeriets ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
• Indive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Udenrigsministeriet behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på  www.datatilsynet.dk.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Udenrigsministeriet.

Hvordan kontakter du Udenrigsministeriet?
Udenrigsministeriet er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som beskrevet ovenfor. Ministeriet kan kontaktes via:

Udenrigsministeriet
Asiatisk Plads 2
DK-1448 København K
CVR-nr.: 43271911
Telefon: +(45) 33 92 00 00
Mail: [email protected]

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, som er beskrevet ovenfor, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver:

• E-mail: [email protected].
• Mail: Udenrigsministeriet, Asiatisk Plads 2, DK-1448 København K, att. ”Databeskyttelsesrådgiveren”.

(1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF